IT Learning Journal Week5: 07/12/10

Information Technology Economics

1.       Technology and Economic Trends and the Productivity Paradox

Productivity Paradox คือ ความขัดแย้งระหว่างอัตราการพัฒนาของเทคโนโลยีเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ในขณะที่อัตราการพัฒนาของสิ่งอื่นๆ นั้นกลับไม่รวดเร็วเท่า ซึ่งเหตุผลของการที่สิ่งอื่นๆ พัฒนาไม่ทันเทคโนโลยีนั้นมีดังนี้

·        การที่ไม่สามารถเห็นผลที่ชัดเจนของผลิตผลที่เพิ่มขึ้นในช่วงเริ่มแรกที่ใช้

·        การเพิ่มงบหรือการลงทุนใน IT นั้นจำเป็นที่จะต้องแบ่งปันงบประมาณจากแผนกอื่นๆมาใช้

·        เนื่องจากการลงทุนใน It นั้นต้องใช้ต้นทุนที่สูงทำให้อาจเกิดผลขาดทุนมากกว่ากำไร

·        ต้องใช้ระยะเวลาในการที่จะได้รับผลประโยชน์คืนมาหรือคุ้มทุน

·        มีปัจจัยอื่นๆ เข้ามามีส่วนเกี่ยวข้อง ทำให้ผลิตผลที่จะเกิดขึ้นนั้นไม่มากเท่าที่ควร

แต่ถึงแม้ Productivity Paradox จะมีข้อเสียจำนวนมาก แต่ทำไมถึงยังมีคนใช้ Productivity Paradox อยู่ เนื่องจากสามารถช่วยเพิ่มผลิตผลได้และเกิดผลทั้งทางตรงและทางอ้อม กล่าวคือ

·        Direct Impact ผลกระทบทางตรงโดยดูว่าสามารถเพิ่ม productivity แก่องค์กรได้มากขึ้นแค่ไหน เช่น การลดค่าใช้จ่ายกระดาษ ค่าโทรศัพท์

·        Second-Order Impact  ผลกระทบทางอ้อม เช่น การได้ส่วนแบ่งการตลาดที่เพิ่มสูงขึ้น

2.       Evaluating IT Investments: Needs, Benefits, Issues, and Traditional

เนื่องจากองค์กรนั้นมีข้อจำกัดหลายอย่างทั้งในด้าน ทรัพยากร บุคคล เวลา หรืองบประมาณ ดังนั้นองค์กรนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องเลือกทำโครงการพัฒนา IT บางโครงการที่เหมาะสมแก่องค์กรเท่านั้น

โดยการประเมินและตัดสินใจลงทุนใน IT ให้เหมาะสม มีขั้นตอนดังนี้

1.       พิจารณาปัจจัยพื้นฐาน และกำหนด Return on Investment (ROI) ที่ต้องการ

2.       ทำการค้นคว้าข้อมูลและวิจัยเพิ่มเติม โดยใช้เกณฑ์ที่เป็น Objective

3.       ตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับต้นทุน และผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

4.       ระบุเครื่องมือที่ใช้ในการคำนวณ รวมไปถึงการวิเคราะห์ความเสี่ยง

5.       ระบุให้ได้ว่าการลงทุนในครั้งนี้สร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันของบริษัทได้อย่างไร

6.       เปรียบเทียบ Cost และ Benefit

7.       ตัดสินใจลงทุน

โดยอาจมีบางโครงการที่ไม่จำเป็นต้องมีการประเมินมากนัก เนื่องจาก

1.       เป็นโครงการที่ใช้งบประมาณน้อย

2.       เป็นโครงการที่หากองค์กรนั้นไม่ลงทุนอาจเพิ่มความเสี่ยงแก่องค์กรได้ เช่น เป็นข้อกฎหมายบังคับ

3.       เป็นโครงการที่ผู้บริหารต้องการ

4.       เป็นโครงการที่มีข้อมูลที่ใช้ในการตัดสินใจไม่เพียงพอ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องวิเคราะห์เชิงคุณภาพประกอบแทน

ความยากในการประเมินคัดเลือกโครงการ

1.       ยากที่จะวัดผลลัพธ์ได้ชัดเจน เนื่องจากเป็น Second-Order Impact และไม่มีเครื่องมือที่จะใช้ในการวัดผลที่เหมาะสม

2.       ต้องใช้ระยะเวลาจึงจะสามารถเห็นผล

3.       ยากที่จะระบุผลประโยชน์จากโครงการ IT ดังกล่าว

Intangible benefit เป็นสิ่งที่วัดได้ยาก เช่น สินค้าออกสู่ตลาดเร็วขึ้น, ความพึงพอใจของลูกค้า เป็นต้น และมี Time Lag และการประเมิน intangible benefit สูงไป ก็อาจทำให้สูญเสียโอกาสในการนำเงินไปลงทุนในส่วนอื่น หรือประเมินต่ำไปก็อาจจะทำให้พลาดโอกาสลงทุนใน project ที่ดีได้ ดังนั้นจึงมีวิธีในการระบุและประมาณ intangible benefit ดังนี้

·        Think broadly and softly มองหา benefit อื่นๆที่เกี่ยวข้องกับองค์กร เช่น ลูกค้ามีความซื่อสัตย์กับองค์กรมากขึ้น

·        Pay your freight first มองผลประโยชน์ระยะสั้นๆก่อน

·        Follow the unanticipated มองBenefit ตามความคิดเห็นของลูกค้า ดูว่าลูกค้าให้ Value กับประเด็นใดเป็นสำคัญ ซึ่งจะช่วยให้เราพัฒนาจุดแข็งเชิงกลยุทธ์ได้ตรงจุด

Costing IT Investment

·        Fixed Cost ต้นทุนคงที่ ประกอบด้วย Infrastructure Cost และ Service Management Cost

·        Transaction Cost มักเกิดขึ้นภายหลังจากการติดตั้งระบบเรียบร้อยแล้ว

o   Search ต้นทุนในการเสาะหา Product

o   Information ค่าใช้จ่ายในการจัดหาข้อมูล เช่น ข้อมูลการซื้อขาย ข้อกฎหมาย

o   Negotiation

o   Decision ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเมื่อมีการตัดสินใจหรืออนุมัติซื้อ

o   Monitoring เช่น  DHL ที่อนุญาตให้ลูกค้านั้นสามารถ tracking สินค้าได้

            โดยการประเมินการลงทุนด้วยการวิเคราะห์ Cost-Benefit มีอยู่ 5 วิธีด้วยกัน

1.       Net Profit เป็นวิธีพิจารณาว่าโครงการใดที่สามารถให้กำไรสูงที่สุด แต่มิได้คำนึงถึง Time Value of Money และเงินลงทุนเริ่มต้น

2.       Payback Period หรือระยะเวลาคืนทุน เป็นวิธีที่มองว่าโครงการใดคุ้มทุนเร็วที่สุด ซึ่งข้อเสียของวิธีนี้ก็คือ ไม่ได้มองว่ากำไรที่เกิดขึ้นในแต่ละปี สนใจแต่ระยะเวลาคุ้มทุนเท่านั้น

3.       Return on Investment (ROI) เป็นการเปรียบเทียบผลตอบแทนที่ได้เฉลี่ยในแต่ละปี ส่วนด้วยเงินลงทุนเริ่มแรก แต่ไม่สนใจ Time Value of Money

4.       Net Present Value (NPV) วิธีนี้เป็นการคำนวณผลตอบแทนที่จะได้รับทั้งหมด มีการคำนึงถึงเงินลงทุนเริ่มต้นและมีการคำนึงถึงค่าขิงเงินตามเวลา Present Value โดยอาศัย Discount Rate ที่กำหนด การใช้วิธีนี้อาจจะเป็นปัญหาในการเปรียบเทียบโครงการที่มีอายุต่างกัน หรือขนาดการลงทุนที่ต่างกัน แต่อาจมีความยากในการเลือก Discount Rate ที่เหมาะสม

5.       Internal Rate of Return (IRR) เป็นการระบุอัตราผลตอบแทนที่ได้รับจากโครงการ ซึ่งหากบริษัทสามารถหาเงินทุนที่มีต้นทุนทางการเงินน้อยกว่าค่า IRR ก็น่าที่จะมีโอกาสในการลงทุนโครงการนั้นๆ

3.       Advanced Methods for Justifying IT Investment and Using IT Metrics

นอกจากวิธีที่ได้กล่าวไปในข้างต้นแล้วยังมีอีกหลายวิธีที่สามารถนำมาใช้ในการประเมินเพื่อตัดสินใจเลือกลงทุนได้

·         Business case มีการจัดทำเป็นเอกสารประเมินทางเลือกของ IT โดยน้นให้เห็นมุมมองหลายแง่มุม

·         Total cost (and benefit) of ownership คำนวณต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน ซึ่งต้นทุนแบ่งเป็น 3 กลุ่ม คือ acquisition cost, operation cost และ control cost ที่เกิดขึ้นในแต่ละทางเลือกการลงทุน วิธีนี้อาจทำควบคู่ไปกับ Total Benefits of Ownership (TBO) เพื่อหาผลตอบแทนรวมที่จะได้รับ (Payoff = TBO - TCO)

·         Benchmarks เป็นการเปรียบกับค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรม หรือบริษัทที่ดำเนินงานดีที่สุดในอุตสาหกรรม

·         Balance scorecard เป็นการประเมินผลงานในหลายๆ ด้าน ที่นอกเหนือจากด้านการเงินเพียงด้านเดียวโดยมอง 4 มุมมอง คือ customer, financial, internal business processes และ learning and growth ซึ่งแต่ละมุมมองจะต้องมีการกำหนดเป้าหมาย (KPIs) ที่ชัดเจน และสอดคล้องกับ mission, vision ขององค์กร

4.       Examples of IT Project Justification

·        E- Procurement Metrics เป็นระบบการจัดซื้อจัดจ้างผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ระยะเวลาในการสั่งซื้อสินค้าลดลง หรือเพิ่มประสิทธิภาพในการตอบสนองลูกค้าได้

·        E-Commerce เป็น web base system ซึ่งมีไว้สำหรับสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กร

·        CRM เป็นระบบที่เข้ามาช่วยองค์กรในการสื่อสารและตอบสนองกับลูกค้า เช่น ดูจากยอดขายว่าเพิ่มขึ้น ดู ROMI ดูอัตราการแก้ปัญหาได้เร็วขึ้นหรือไม่ และอัตราลูกค้าที่เลิกใช้บริการ

·        E-Training เป็นระบบที่สนับสนุนการเรียนรู้ของบุคลากรภายในองค์กร เช่น วัดความสามารถของพนักงานที่เพิ่มขึ้นได้จาก Pre-test, Post-test

5.       Managerial Issues

·        ต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี และการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวนั้นส่งผลอย่างไรต่อ productivity ขององค์กรจากนั้นองค์กรต้องนำมาคิดต่อว่าจะทำอย่างไรต่อการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว จะมีการเปลี่ยนระบบเพื่อ Upgrade หรือไม่

·        ต้องมีการคำนึงถึง Intangible benefit ด้วย

·        Benefit ที่ได้ ไม่ Automatic ดังนั้นจึงต้องมีการวัดผลการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ

·        การ chargeback อาจส่งผลให้ต้นทุนนั้นสูง

·        ต้องมีการระบุ ประเมินความเสี่ยงทุกด้านทุกระดับ โดยมีการวิเคราะห์ถึงความน่าจะเป็นออกมาเป็น risk exposure

·        ใครในองค์กรที่เป็นผู้ที่จะตัดสินใจอนุมัติการลงทุน